Klikzink
Bij een kantoorunit die deel uitmaakt van een VvE ligt de vraag anders dan bij een pand met één eigenaar. Niet de gebruiker van de unit beslist over het dak, maar de vergadering van eigenaren. Dat verandert de volgorde van alles: wat u eerst regelt, welke stukken u nodig heeft, en wie de rekening krijgt. Dit is de vraag die bij een VvE vaak blijft liggen tot iemand hem stelt, en dan blijkt niemand precies te weten hoe het moet.
Een kantoorunit binnen een VvE staat meestal niet alleen. Het gaat om een verzameling verplaatsbare of gestapelde units op één terrein, soms van dezelfde eigenaar, soms van meerdere partijen die samen de gemeenschappelijke voorzieningen beheren: het terrein, de toegangsweg, misschien een gezamenlijke berging. Het dak van uw unit is in de meeste splitsingsakten eigen bezit, geen gemeenschappelijk deel, maar de akte bepaalt dat. Dat is het eerste dat u moet nazoeken, niet aannemen.
De splitsingsakte en het huishoudelijk reglement bepalen wie waarover mag besluiten. Bij units die los op een verhard terrein staan, is het dakvlak van iedere unit doorgaans privé-eigendom van de gebruiker of eigenaar van die unit. In dat geval kunt u zelf een offerte aanvragen en het werk laten uitvoeren, zonder VvE-besluit, zolang u zich houdt aan eventuele regels over aanzicht en kleur die in het reglement staan. Bij gestapelde units, waar de onderste unit het dak draagt van de unit erboven of waar het dak grenst aan een gezamenlijke galerij of trap, is de kans groot dat het dakvlak als gemeenschappelijk deel is aangemerkt. Dan gaat de vergadering erover, ook als u de enige bent die er last van heeft.
Wij hebben meegemaakt dat een eigenaar van een gestapelde unit al een offerte had laten maken voor felsplaten, inclusief kleurkeuze, voordat iemand de akte erbij pakte. Het dakvlak stond op naam van de VvE als geheel. Het besluit moest terug naar de vergadering, de kleurkeuze werd ter discussie gesteld door de eigenaar van de unit ernaast, en de hele procedure kostte drie maanden meer dan nodig was. Had de akte er eerder bij gelegen, dan was de volgorde anders geweest: eerst het besluit, dan de offerte.
Om een besluit voor te bereiden heeft de vergadering iets concreets nodig, geen vage aankondiging dat het dak aan vervanging toe is. Praktisch werkt het zo: u laat één offerte opstellen met een duidelijke onderverdeling van kosten, inclusief het opnemen van de bestaande maatvoering van de unit. Omdat felsplaten op maat gewalst worden tot op de millimeter, is de exacte lengte en breedte van het dakvlak nodig voordat er een prijs ligt die klopt. Bij een fabrieksunit is die maat vaak terug te vinden op de bouwtekening die bij de oorspronkelijke levering hoorde; die tekening is handig om erbij te zoeken, want een nieuwe opmeting ter plaatse kost anders extra tijd.
Daarnaast is een beschrijving nodig van wat er verandert aan het aanzicht: kleur, glans, het profiel van de fels. Bij een gestapelde opstelling van units kijkt de ene eigenaar vaak recht op het dak van de andere, en een kleurwijziging die er redelijk uitziet voor de een kan door de ander als storend ervaren worden. Wij leveren de felsplaten in drie kleuren, allemaal mat: Nordic Night Black, Slate Grey en Metallic Dark Silver. Geen van de drie glimt, wat bij een groep units naast elkaar meestal geen discussie oplevert, maar de keuze tussen zwart en grijs kan dat wel doen als de units in een rij staan en elke eigenaar zijn eigen voorkeur heeft.
De agenda van de vergadering moet het besluit expliciet benoemen: vervanging van de dakbedekking van unit zoveel, met offerte als bijlage, en een voorstel voor de kostenverdeling. Vage agendapunten als dakonderhoud algemeen leiden vaak tot een vergadering die niets besluit, omdat niemand weet waarover precies gestemd wordt.
De verdeling van de kosten hangt af van wat er in de splitsingsakte staat over het aandeel van iedere eigenaar, en van de vraag of het dakvlak een gemeenschappelijk deel is of een privé-deel dat toevallig via de gemeenschappelijke rekening wordt betaald. Bij een gemeenschappelijk dakvlak wordt de rekening meestal verdeeld naar breukdeel, zoals dat voor onderhoud aan gemeenschappelijke delen gebruikelijk is. Bij een privé-dakvlak dat door de eigenaar zelf vervangen wordt, betaalt die eigenaar de rekening zelf, en gaat het geld niet via de VvE-kas.
Een lastiger geval is de unit waarvan het dak grotendeels privé is, maar waarvan een strook langs de rand meedoet in een gemeenschappelijke overkapping of luifel. Wij hebben dat gezien bij een cluster van drie kantoorunits die onder één doorlopende dakrand stonden, waarbij de felsplaten van de middelste unit vervangen moesten worden maar de aansluiting op de gemeenschappelijke goot meeliep. In zo'n geval is het verstandig om vooraf, dus voordat de offerte definitief wordt, af te spreken welk deel van de kosten voor de gemeenschappelijke aansluiting voor rekening van de VvE komt en welk deel voor de eigenaar van de unit. Zonder die afspraak ontstaat de discussie achteraf, als de rekening er al ligt.
Een kantoorunit is een fabrieksproduct met een vaste maat, en dat werkt in het voordeel van een snelle besluitvorming. Omdat de plaatbreedte van 475 mm werkende breedte op maat gewalst wordt tot 8000 mm, past de plaat zich naar de unit, niet omgekeerd. Er is dus geen noodzaak om tijdens de vergadering te wachten op een architect die een oplossing uittekent voor een lastige maat: de maat ligt al vast, alleen de kleur en enkele details rond de dakrand vragen nog een keuze. Dat maakt het besluit voor een VvE relatief eenvoudig te agenderen, mits de juiste maatvoering en offerte al klaarliggen voordat de vergadering begint.
Is de unit tijdelijk geplaatst, met een huurtermijn die binnen een jaar afloopt of een verplaatsing die al gepland staat, dan is het de vraag of een VvE-besluit over vervanging van felsplaten de moeite loont. De vergadering kan dan beter kiezen voor een tijdelijke reparatie, en het besluit over vervanging uitstellen tot de unit op de definitieve plek staat. Ook als de splitsingsakte onduidelijk is over wie welk dakvlak beheert, is het niet verstandig om vast een offerte te laten uitwerken voordat die onduidelijkheid is opgehelderd bij de notaris of de VvE-beheerder: de discussie over wie betaalt hoort niet na de uitvoering gevoerd te worden.
Wilt u een offerte die aansluit op de maatvoering van uw unit, zodat de vergadering met een concreet voorstel kan besluiten? Wij denken kosteloos mee op basis van de bouwtekening of een opname ter plaatse, en werken de kostenopbouw zo uit dat de verdeling over de leden helder te maken is.